Transparenz

Sicherheit & Datenschutz

Ihre Kunden vertrauen Ihnen ihre Anliegen an. Deshalb erkläre ich hier offen und verständlich, wie Ihre Assistenz mit Daten umgeht, wer sie verarbeitet und wo die Grenzen liegen. Rechtlich verbindlich sind der Auftragsverarbeitungsvertrag und die AGB.

Welche Daten verarbeitet werden

Nur was für Anrufannahme und Terminvergabe nötig ist: Telefonnummer, Name, auf Wunsch E-Mail-Adresse, das Anliegen in wenigen Worten und der Termin. Die Assistenz fragt keine Kontodaten, Ausweisnummern oder ausführlichen Gesundheitsangaben ab, sofern Sie das nicht ausdrücklich festlegen.

Wo die Daten verarbeitet werden

Für Telefonie, Spracherkennung, Sprachausgabe und das Sprachmodell nutze ich spezialisierte Anbieter. Einige davon haben ihren Sitz in den USA (z. B. Vapi, OpenAI, ElevenLabs). Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln. Die vollständige Liste finden Sie in Anlage 2 des AVV. Ich sage das bewusst offen, damit Sie den Einsatz für Ihren Betrieb selbst bewerten können.

Ihre Termine und Notizen liegen in Ihrem eigenen Kalender (Google oder Microsoft) und bleiben unter Ihrer Kontrolle.

Wie lange Daten gespeichert werden

• Gesprächsaufzeichnungen und Abschriften: standardmäßig 30 Tage, auf Wunsch 7 Tage oder sofort nach der Abschrift.
• Termine und Notizen: in Ihrem Kalender, so lange Sie es möchten.
• Nach Vertragsende lösche ich alle Daten innerhalb von 30 Tagen und bestätige das auf Wunsch.

Wer Zugriff hat

Ansiva ist ein kleines Unternehmen: Zugriff auf die Systeme habe ausschließlich ich selbst. Die Konten sind mit starken Passwörtern und, wo möglich, Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt. Jeder Kunde erhält eine eigene, getrennte Assistenz. Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt (HTTPS/TLS).

Transparenz gegenüber Ihren Anrufern

Ihre Anrufer erfahren gleich in der Begrüßung, dass sie mit einer KI sprechen. Ob Gespräche aufgezeichnet werden, entscheiden Sie, und wenn ja, wird darauf hingewiesen. Für Ihre eigene Datenschutzerklärung bekommen Sie von mir einen passenden Textbaustein.

Für Berufsgeheimnisträger

Für Kanzleien, Arzt- und Zahnarztpraxen und andere Berufsgeheimnisträger verpflichte ich mich zusätzlich schriftlich zur Verschwiegenheit (§ 43e BRAO, § 203 StGB, siehe Anlage 3 des AVV). Die Assistenz gibt keine Auskunft darüber, wer Mandant oder Patient ist, und nennt niemals Termine oder Anliegen anderer Personen.

Grenzen der KI

• Keine rechtliche, medizinische oder steuerliche Beratung.
• Keine verbindlichen Zusagen in Ihrem Namen, außer der Terminvergabe nach Ihren Regeln.
• Gelegentliche Missverständnisse sind möglich; wichtige Angaben werden deshalb wiederholt und bestätigt.
• Fristgebundene oder dringende Anliegen prüfen Sie bitte immer selbst.

Was ich bewusst nicht verspreche

Sie finden hier keine Siegel wie „100 % DSGVO-zertifiziert“, denn ein solches offizielles Zertifikat gibt es für diesen Dienst nicht. Stattdessen bekommen Sie klare Verträge, nachvollziehbare Abläufe und ehrliche Antworten auf Ihre Fragen.

Checkliste: Ist Ihr Betrieb bereit?

• Sie nutzen Google Kalender oder Outlook (oder sind bereit, damit zu starten).
• Sie können bei Ihrem Telefonanbieter eine Rufumleitung einrichten.
• Sie wissen, welche Fragen Ihre Kunden am häufigsten stellen.
• Sie ergänzen Ihre Datenschutzerklärung um den Hinweis auf die Telefonassistenz.
• Bei Berufsgeheimnisträgern: Sie haben den Einsatz für Ihren Betrieb geprüft.

Fragen zum Datenschutz? Schreiben Sie mir: ansiva.kontakt@gmail.com